Wann ist der beste Zeitpunkt, um Entscheider im B2B-Umfeld telefonisch zu erreichen? Diese Frage stellt sich jedes Vertriebsteam, das auf Outbound-Kaltakquise setzt. Denn: Der Zeitpunkt eines Anrufs entscheidet oft über Erfolg oder Misserfolg. Um die Effizienz im Telefon-Outreach zu steigern, haben wir knapp 5.000 Anrufversuche ausgewertet und auf dieser Basis konkrete Handlungsempfehlungen abgeleitet.
Methodik der Analyse
Die Analyse basiert auf rund 5.000 Anrufversuchen, die in den vergangenen Monaten im Rahmen von Outbound-Kampagnen durchgeführt wurden. Die Zielgruppe umfasste B2B-Entscheider in verschiedenen Branchen, insbesondere Geschäftsführer und C-1 im Mittelstand. Erfasst wurden ausschließlich Erstkontakte – also Anrufversuche im Rahmen der Erstansprache, nicht bei Follow-ups oder bestehenden Kontakten. Als „erfolgreich“ wurde ein Anruf gewertet, wenn ein Gespräch mit dem relevanten Entscheider zustande kam. Anrufbeantworter, Umleitungen und Gespräche mit Assistenzpersonen wurden nicht berücksichtigt.
Gesamtergebnisse im Überblick
Die Ergebnisse zeigen deutlich: Es gibt Zeitfenster, in denen die Erfolgswahrscheinlichkeit signifikant höher liegt.
- Beste Wochentage: Montag und Freitag schneiden besonders gut ab.
- Top-Zeitfenster: Besonders hohe Erfolgsquoten wurden zwischen 8-9 Uhr, 12–13 Uhr und 17–18 Uhr gemessen.
- Schwache Zeitfenster: Dienstagvormittag (10–12 Uhr) und Mittwochnachmittag (16–17 Uhr) zeigen die niedrigsten Erfolgsraten. Die Erreichbarkeit sinkt hier teilweise auf nur 5 Prozent.
- Freitag als Chance: Anders als oft vermutet, ist der Freitag kein schlechter Tag für den Telefonvertrieb. Im Gegenteil: Zwischen 12–13 Uhr wurden mit 27 Prozent sogar Spitzenwerte erreicht (bei geringerer Fallzahl).
Differenzierte Betrachtung nach Zielgruppen
Die aktuelle Auswertung fokussiert sich auf aggregierte Daten. Aus der Erfahrung wissen wir jedoch: Es gibt signifikante Unterschiede in der Erreichbarkeit je nach Funktion. Geschäftsführer etwa sind häufig zu den Tagesrandzeiten gut erreichbar, während Fachverantwortliche besser in den Kernarbeitszeiten kontaktiert werden können.
Handlungsempfehlungen für die Praxis
- Nutzen Sie den Montag: Besonders der frühe Wochenstart (vor 11 Uhr) bietet gute Chancen auf einen erfolgreichen Erstkontakt.
- Mittagspausen aktiv nutzen: Montag, Donnerstag und Freitag zwischen 12–13 Uhr zeigen überdurchschnittliche Erfolgsquoten. Wer flexibel ist, zieht die eigene Mittagspause etwas vor oder nach.
- Effizienz durch Planung: Reservieren Sie Dienstagvormittag und Mittwochnachmittag eher für administrative Aufgaben oder E-Mail-Outreach. Die Erreichbarkeit ist hier messbar schlechter.
Häufige Fehler und Irrtümer
- „Freitag lohnt sich nicht“ ist ein weitverbreiteter Irrtum. Unsere Daten sprechen eine andere Sprache: Besonders freitags zur Mittagszeit ist die Erreichbarkeit hoch.
- Mittagszeit = tote Zeit? Ganz im Gegenteil. In der Kaltakquise kann gerade die Mittagszeit eine gute Gelegenheit sein, Entscheider ohne Assistenz zu erreichen.
- Standardisierung vermeiden: Die besten Anrufzeiten können je nach Branche und Entscheider-Level variieren. Deshalb lohnt sich eine fortlaufende Analyse der eigenen KPIs.
Fazit
Die Daten zeigen klar: Timing macht einen Unterschied. Wer seine Outbound-Aktivitäten strategisch plant und auf fundierte Erkenntnisse stützt, erhöht die Erfolgsquote signifikant. Die besten Chancen ergeben sich – entgegen mancher Intuition – nicht unbedingt zur „klassischen“ Kernarbeitszeit, sondern in Randzeiten oder zur Mittagszeit.
Sie möchten Ihre eigene Vertriebsperformance verbessern? Sprechen Sie uns an – wir analysieren Ihre Aktivitäten, liefern datenbasierte Empfehlungen oder übernehmen den Telefonvertrieb für Sie.